我轉用 Microsoft To Do 來做 GTD 了

現在已經把 GTD 系統換成以 Microsoft To Do 為核心了。

優點：

1. 跨平台
2. 簡單易用的標籤系統
3. 可對清單做分組

我推薦使用 gettingthingsdone.com 的官方 Microsoft To Do GTD 指南來設置整個系統。它是把 context（家中、跑腿、辦公室、電腦等）當作核心的清單，讓我們可以用最沒有負擔的方式看到自己現在可以做的事。

也就是說，它的清單列表是長這樣：

• 家裡
• 辦公室
• 在外
• 電腦
• 電話
• 等待
• 隨地（手機）
• 議程
• 也許某日

如此一來，我們就可以快速找到當下的脈絡裡可以做的事。比如說我在外面行動的時候，就可以看看在外清單裡有沒有我可以做的事。這樣就可以快速過濾掉不能做的事，而且更重要的是，這會鼓勵我們去執行，而非規劃。

其它大部分的 to do list app 都設計得有點專案管理軟體的味道，把專案當成主要清單。這雖然讓專案可以一目了然、更好管理，但對執行者來說，他看到一個專案有那麼多事情的時候，只會覺得頭痛。

比如說一個專案是這樣：

• 出書
    – 修稿– 潤稿– 排版– 封面設計– 印刷

其中當下能做的可能只有修稿而已，而後面所有的步驟都還沒辦法做，而這會帶給我們很大的心理負擔。就會覺得還有這麼多事要做，自己會不會沒辦法完成的感覺。然而要真正完成一個專案，重要的是持續的做下去，想太多是沒用的。

正確的做法應該是把專案管理跟 to do list 軟體分開來，一個由上而下，一個由下而上。GTD 本身是由下而上的，更注重執行者的心靈狀態。它甚至不希望在 to do list 裡面看到一個計畫有超過一個 to do 項目，因為那會加重執行者的心理負擔。

GTD 也有由上而下的視角，叫做「Trigger List」。實際上就是把手上的各種專案列出來，讓使用者可以透過這些專案名字來想像下一個 to do 會是什麼。是的，只要下一步就好。

我自己會用 Microsoft Planner 來做專案管理，因為它更適合做專案整體、以團隊為單位的規劃。但其實比較個人的專案的話，Microsoft To Do 就很好用了。

我會把每個專案都用一個 to do 來表示，並且給每個專案一個獨特的 hashtag，再用這個 hasgtag 去新增 to do 動作到收件匣裡。重點是只要想「下一個可以做的動作是什麼」就可以了，下下步、下下下部都不要列出來。