遊戲化的 GTD

將 GTD 任務管理/專案管理系統遊戲化,可以降低執行工作時所需的心理成本。

最近我在嘗試一個新的東西,是 GTD 系統的修改版。精確來說,是 GTD 的遊戲化版本。

我把專案分成四大類:主任務次任務、(對他人的)承諾、(日常的)維護。這是模擬《巫師 3》或者《GTA 5》等遊戲的任務設計。

所謂的主任務次任務,都是指短期內(比方說一年內)可完成的專案。中長期目標並不會放在這裡。就像在遊戲裡,長期目標就是破關、打倒最後魔王,中期目標是打倒某個小魔王等等。這些目標並不會一開始就出現,先出現的會是更小的短期目標:幫助某個人、打造某個武器、討伐某個小魔物等等。所以如果我想要推出一本自己寫的小說,那我就可以從「擬定小說計畫」這個主任務開始,等完成了之後再建立「創作小說」或「尋求資金」之類的新任務。

主任務就是指那些可以「推進主線」的短期專案,而次任務則是不做也不會阻撓主線進行的事情。也可以直接理解成「side project」。比如說我在寫小說之外,也想學彈吉他,那「學吉他」就可以被放在次任務區塊底下。

承諾指的是答應別人要做的事。通常這都會是小事,不是自己去管理的事情。比如說如果我答應幫阿凱買一杯飲料的話,就可以在這邊開一個「阿凱」的專案,並把「買飲料給阿凱」放到「阿凱」專案裡面。

維護是那些維護性的工作,是沒有一個目標終點的。比如說,家事、健康、財務等等。這部分對應到 GTD 裡的「責任領域」。

至於 GTD 的執行工作的「脈絡」,我是用標籤系統來實作。

這套系統我目前是用 Todoist 來實作,但我相信很多其它的 to-do list app 也都做得到。

為什麼我要這樣改呢?

David Allen 的官方 GTD 實作法

GTD 系統在軟體界一直有很多不同的實作方式。每個 to-do list 軟體或多或少都有受 David Allen 的 GTD 系統影響,有些甚至把它當作主要賣點。但每個 app 的設計還是都不一樣,呈現了他們的設計者對 GTD 或更廣泛的任務管理不同的理解。

然而有趣的是,David Allen 自己出的官方 GTD 實踐手冊系列中,對於各個軟體的使用方式,竟然跟這些 to-do list 的原始設計大相逕庭。舉例來說,大部分 to-do list app 的專案都是資料夾的樹狀結構,脈絡用標籤系統來解決;官方手冊剛好相反,「專案」是標籤,「脈絡」是資料夾。很明顯的,David 自己對 GTD 的理解跟這些 app 的設計者也很不一樣。

GTD 所謂的「脈絡」,大概可以理解成「家裡」、「外出」、「辦公室」、「電腦」等執行工作的地點或環境。David Allen 相信對個人來說,他只需要知道在什麼脈絡底下能做什麼事就可以了,不一定要把待辦事項歸類到某個專案底下。透過把待辦事項用脈絡來分類,使用者可以過濾掉所有無法在當下執行的工作,以降低「無力執行工作」的心理負擔。

我在另一篇文章我轉用 Microsoft To Do 來做 GTD 了有提到 David Allen 的實作方式。簡單來說,就是在一般 to-do list app 裡面建立以各種「脈絡」為名的清單。所有放到各脈絡清單裡的 to do,都是可馬上執行的動作。

至於專案,以及更抽象的「責任領域」(例如家庭、事業、財務等等),David Allen 都視為是所謂的「trigger list」,也就是用來發想「還有什麼事可做」的提醒用清單,不是拿來分類的類別。實作上,它們也就是一些待辦事項清單而已,不需要另外設計的功能。

所以理論上來說,David Allen 的 GTD 實作方式是很簡單的。只要開幾個脈絡清單,把待辦事項分類丟進去就可以了。

但我卡關了

雖然 David Allen 說只要把待辦事項化整為零成可執行動作,並放到對應的脈絡清單之後,我就可以輕鬆的去完成這些工作,但我實際跑過一陣子之後發現,事情並沒有那麼簡單。

我常常盯著那些我明明可以馬上去做的事情,卻提不起任何動力去完成它們。

到底是為什麼?寫一篇貼文、生一張圖出來,明明是在電腦前,或甚至手機上都可以完成的事。但為什麼當我坐在電腦前時,卻會感到這麼大的阻力?

「想像」也是一種脈絡

仔細反思之後,發現這些我懶得去執行的 to do,都是需要切換到某種心理脈絡裡面才能去做的。而因為切換心理脈絡的成本過大,所以我才會沒辦法一下就跳進去做。

但這個阻力要怎麼克服呢?所有外在的環境與工具都已經到位的情況下,只剩內在的阻礙而已。但這個內在的阻礙卻更難以解決,因為它更虛無飄渺。沒有形體的敵人是最難打敗的。

這時,卻也是 David Allen 提供了我解決的契機。他在《Getting Things Done》 一書中解釋了他專案管理的思考方式:先想像專案完成的樣子,再去想要如何達成這個理想。他說,就好像約吃飯的時候,我們都會先想像在什麼餐廳吃飯的樣子,然後再依此去想是不是要訂位、要找誰、約幾點等等的事情。只是 David 只把「想像法」用在專案的發想期,而非執行期。也就是當執行工作的時候,David 並沒有想到我們可能也需要去想像專案完成的樣子。

對某些人或職業來說,做事時或許不用時時刻刻去想像戰略目標,但我發現這個想像其實是我做事很重要的動力來源。很多時候,我如果沒有想著成功的樣子,我根本就沒辦法提起精神去做事。

在運動界與音樂界,有種技術叫做意象訓練,是透過想像成功的樣子去提升實際表現的能力。英語裡也有句諺語是「Fake it till you make it」,而這些在在都顯示出想像的重要性。而對我來說,我只要想著成功的樣子,許多做事時的心理阻礙就會消散。

因此,弱化了「專案」這一個脈絡的 David Allen 官方 GTD 實作法,就沒那麼適合我了。

雖然這樣說,但我也不喜歡把專案用「個人」、「事業」、「財務」之類的責任領域來分類。

責任領域不是用來分類專案的

為什麼要分類?這樣做可以達成什麼事?

Things 的 Areas 可以拿來分類專案,但我用的時候發現,我花了太多精神在想要怎麼分類專案。

但分類完專案之後,到底有什麼幫助,我也感覺不太到。最主要的,大概只是讓我覺得「比較有整理好的感覺」而已。

讀了《Getting Things Done》之後,我才發現原來責任領域與專案之間並不一定有階層關係,因為它們本來就都是 trigger list 的一種而已。

它們之間的不同處,就是專案會有一個明確的目標,有「未完成」與「完成」這兩種不同的狀態,而責任領域沒有。責任領域抽象很多,也就難以想像它的完成狀態。

遊戲化的 GTD 則是用「維護性專案」來取代責任領域的概念。前者的目標比較具體一點,就是「維持現狀」,不像後者包山包海。如此一來,就不會出現「事業」這類模糊不清的東西了,取而代之的是比如「個人網誌維護」或「家居維護」之類的具體任務。

但這不代表我們就不用想責任領域了,只是也許我們可以不要在 to-do list app 裡面做責任領域,而是到筆記 app 裡面去做。畢竟看到「事業」這樣的責任領域,除了沉重之外,還會有什麼樣的感覺呢?要針對責任領域去做反思,所需要的心理成本應該是非常巨大的吧。

遊戲裡的任務分類有考慮到心理與時間成本

Horizon Zero Dawn quest log
《Horizon Zero Dawn》任務畫面

在進行那些以任務為主的 3A 大作時,通常都會發現有好幾種不同的任務吧。首先是可以推進主線的主任務,這些通常給人的心理負擔是較大的,因為這會實際改變主角內在與外在的環境。完成某個主線任務後,某個主要角色可能會就此消失,某個地圖區域可能會被開啟或被關閉,等等的。有進程就代表了失去了一些什麼。同時,我們也在某種程度上被逼著一定要去做這些任務,心理上也會因此產生抗拒。就 RPG 來說,甚至可能需要花上好一段時間去磨等級,才能夠打敗主任務的魔王,非常麻煩。

相較之下,次要任務對心理的負擔就輕很多,因為這些任務通常被我們認為是「可做可不做」的小任務,難度也較低。更不用說那些更無腦的蒐集任務或殺怪、跑腿任務,是幾乎不用投入什麼心思就能完成的。

這些任務在遊戲的任務面板裡,就會依主任務、次任務、跑腿任務等類別做分類。當玩家時間夠、精神夠的時候,就可以去跑主任務;比較沒精神的時候,也許解解次任務;沒時間的時候,或者剛解完一個主任務的時候,也許會想要做個簡單的跑腿任務休息一下,等等的。

我猜想這對現實中的專案管理應該也很有用,才想把 GTD 遊戲化看看。結果,就是主任務次任務承諾維護這四個類別。「承諾」就是那些心理負擔最輕的工作,因為只是幫忙別人、執行指令而已,不需要負管理責任。「維護」則是多出來的類別,因為遊戲中需要維護的東西比較直觀也比較少,現實中複雜很多,值得多一個類別出來。

Subscribe to Narrativesaw

Don’t miss out on the latest issues. Sign up now to get access to the library of members-only issues.
jamie@example.com
Subscribe