遊戲化的 GTD

最近我在嘗試一個新的東西，是 GTD 系統的修改版。精確來說，是 GTD 的遊戲化版本。

我把專案分成四大類：主任務、次任務、（對他人的）承諾、（日常的）維護。這是模擬《巫師 3》或者《GTA 5》等遊戲的任務設計。

所謂的主任務與次任務，都是指短期內（比方說一年內）可完成的專案。中長期目標並不會放在這裡。就像在遊戲裡，長期目標就是破關、打倒最後魔王，中期目標是打倒某個小魔王等等。這些目標並不會一開始就出現，先出現的會是更小的短期目標：幫助某個人、打造某個武器、討伐某個小魔物等等。所以如果我想要推出一本自己寫的小說，那我就可以從「擬定小說計畫」這個主任務開始，等完成了之後再建立「創作小說」或「尋求資金」之類的新任務。

主任務就是指那些可以「推進主線」的短期專案，而次任務則是不做也不會阻撓主線進行的事情。也可以直接理解成「side project」。比如說我在寫小說之外，也想學彈吉他，那「學吉他」就可以被放在次任務區塊底下。

承諾指的是答應別人要做的事。通常這都會是小事，不是自己去管理的事情。比如說如果我答應幫阿凱買一杯飲料的話，就可以在這邊開一個「阿凱」的專案，並把「買飲料給阿凱」放到「阿凱」專案裡面。

維護是那些維護性的工作，是沒有一個目標終點的。比如說，家事、健康、財務等等。這部分對應到 GTD 裡的「責任領域」。

至於 GTD 的執行工作的「脈絡」，我是用標籤系統來實作。

這套系統我目前是用 Todoist 來實作，但我相信很多其它的 to-do list app 也都做得到。

為什麼我要這樣改呢？

David Allen 的官方 GTD 實作法

GTD 系統在軟體界一直有很多不同的實作方式。每個 to-do list 軟體或多或少都有受 David Allen 的 GTD 系統影響，有些甚至把它當作主要賣點。但每個 app 的設計還是都不一樣，呈現了他們的設計者對 GTD 或更廣泛的任務管理不同的理解。

然而有趣的是，David Allen 自己出的官方 GTD 實踐手冊系列中，對於各個軟體的使用方式，竟然跟這些 to-do list 的原始設計大相逕庭。舉例來說，大部分 to-do list app 的專案都是資料夾的樹狀結構，脈絡用標籤系統來解決；官方手冊剛好相反，「專案」是標籤，「脈絡」是資料夾。很明顯的，David 自己對 GTD 的理解跟這些 app 的設計者也很不一樣。

GTD 所謂的「脈絡」，大概可以理解成「家裡」、「外出」、「辦公室」、「電腦」等執行工作的地點或環境。David Allen 相信對個人來說，他只需要知道在什麼脈絡底下能做什麼事就可以了，不一定要把待辦事項歸類到某個專案底下。透過把待辦事項用脈絡來分類，使用者可以過濾掉所有無法在當下執行的工作，以降低「無力執行工作」的心理負擔。

我在另一篇文章我轉用 Microsoft To Do 來做 GTD 了有提到 David Allen 的實作方式。簡單來說，就是在一般 to-do list app 裡面建立以各種「脈絡」為名的清單。所有放到各脈絡清單裡的 to do，都是可馬上執行的動作。

至於專案，以及更抽象的「責任領域」（例如家庭、事業、財務等等），David Allen 都視為是所謂的「trigger list」，也就是用來發想「還有什麼事可做」的提醒用清單，不是拿來分類的類別。實作上，它們也就是一些待辦事項清單而已，不需要另外設計的功能。

所以理論上來說，David Allen 的 GTD 實作方式是很簡單的。只要開幾個脈絡清單，把待辦事項分類丟進去就可以了。

但我卡關了

雖然 David Allen 說只要把待辦事項化整為零成可執行動作，並放到對應的脈絡清單之後，我就可以輕鬆的去完成這些工作，但我實際跑過一陣子之後發現，事情並沒有那麼簡單。

我常常盯著那些我明明可以馬上去做的事情，卻提不起任何動力去完成它們。

到底是為什麼？寫一篇貼文、生一張圖出來，明明是在電腦前，或甚至手機上都可以完成的事。但為什麼當我坐在電腦前時，卻會感到這麼大的阻力？

「想像」也是一種脈絡

仔細反思之後，發現這些我懶得去執行的 to do，都是需要切換到某種心理脈絡裡面才能去做的。而因為切換心理脈絡的成本過大，所以我才會沒辦法一下就跳進去做。

但這個阻力要怎麼克服呢？所有外在的環境與工具都已經到位的情況下，只剩內在的阻礙而已。但這個內在的阻礙卻更難以解決，因為它更虛無飄渺。沒有形體的敵人是最難打敗的。

這時，卻也是 David Allen 提供了我解決的契機。他在《Getting Things Done》 一書中解釋了他專案管理的思考方式：先想像專案完成的樣子，再去想要如何達成這個理想。他說，就好像約吃飯的時候，我們都會先想像在什麼餐廳吃飯的樣子，然後再依此去想是不是要訂位、要找誰、約幾點等等的事情。只是 David 只把「想像法」用在專案的發想期，而非執行期。也就是當執行工作的時候，David 並沒有想到我們可能也需要去想像專案完成的樣子。

對某些人或職業來說，做事時或許不用時時刻刻去想像戰略目標，但我發現這個想像其實是我做事很重要的動力來源。很多時候，我如果沒有想著成功的樣子，我根本就沒辦法提起精神去做事。

在運動界與音樂界，有種技術叫做意象訓練，是透過想像成功的樣子去提升實際表現的能力。英語裡也有句諺語是「Fake it till you make it」，而這些在在都顯示出想像的重要性。而對我來說，我只要想著成功的樣子，許多做事時的心理阻礙就會消散。

因此，弱化了「專案」這一個脈絡的 David Allen 官方 GTD 實作法，就沒那麼適合我了。

雖然這樣說，但我也不喜歡把專案用「個人」、「事業」、「財務」之類的責任領域來分類。

責任領域不是用來分類專案的

為什麼要分類？這樣做可以達成什麼事？

Things 的 Areas 可以拿來分類專案，但我用的時候發現，我花了太多精神在想要怎麼分類專案。

但分類完專案之後，到底有什麼幫助，我也感覺不太到。最主要的，大概只是讓我覺得「比較有整理好的感覺」而已。

讀了《Getting Things Done》之後，我才發現原來責任領域與專案之間並不一定有階層關係，因為它們本來就都是 trigger list 的一種而已。

它們之間的不同處，就是專案會有一個明確的目標，有「未完成」與「完成」這兩種不同的狀態，而責任領域沒有。責任領域抽象很多，也就難以想像它的完成狀態。

遊戲化的 GTD 則是用「維護性專案」來取代責任領域的概念。前者的目標比較具體一點，就是「維持現狀」，不像後者包山包海。如此一來，就不會出現「事業」這類模糊不清的東西了，取而代之的是比如「個人網誌維護」或「家居維護」之類的具體任務。

但這不代表我們就不用想責任領域了，只是也許我們可以不要在 to-do list app 裡面做責任領域，而是到筆記 app 裡面去做。畢竟看到「事業」這樣的責任領域，除了沉重之外，還會有什麼樣的感覺呢？要針對責任領域去做反思，所需要的心理成本應該是非常巨大的吧。

遊戲裡的任務分類有考慮到心理與時間成本

在進行那些以任務為主的 3A 大作時，通常都會發現有好幾種不同的任務吧。首先是可以推進主線的主任務，這些通常給人的心理負擔是較大的，因為這會實際改變主角內在與外在的環境。完成某個主線任務後，某個主要角色可能會就此消失，某個地圖區域可能會被開啟或被關閉，等等的。有進程就代表了失去了一些什麼。同時，我們也在某種程度上被逼著一定要去做這些任務，心理上也會因此產生抗拒。就 RPG 來說，甚至可能需要花上好一段時間去磨等級，才能夠打敗主任務的魔王，非常麻煩。

相較之下，次要任務對心理的負擔就輕很多，因為這些任務通常被我們認為是「可做可不做」的小任務，難度也較低。更不用說那些更無腦的蒐集任務或殺怪、跑腿任務，是幾乎不用投入什麼心思就能完成的。

這些任務在遊戲的任務面板裡，就會依主任務、次任務、跑腿任務等類別做分類。當玩家時間夠、精神夠的時候，就可以去跑主任務；比較沒精神的時候，也許解解次任務；沒時間的時候，或者剛解完一個主任務的時候，也許會想要做個簡單的跑腿任務休息一下，等等的。

我猜想這對現實中的專案管理應該也很有用，才想把 GTD 遊戲化看看。結果，就是主任務、次任務、承諾、維護這四個類別。「承諾」就是那些心理負擔最輕的工作，因為只是幫忙別人、執行指令而已，不需要負管理責任。「維護」則是多出來的類別，因為遊戲中需要維護的東西比較直觀也比較少，現實中複雜很多，值得多一個類別出來。