什麼是 GTD(三):消化焦慮

上一篇我們談到要怎麼把自己的焦慮捕捉起來丟到 GTD 系統裡面,好達到無焦慮的 flow 狀態。但是這樣的無焦慮狀態只是暫時的,因為如果我們一直不去管它的話,要做的事情只會在裡面越堆越多,焦慮也會慢慢回來。畢竟 GTD 系統不會自動幫我們把事情完成,所有的事情還是要我們自己去做。

不過要解決放在 GTD 系統裡面的事,其實沒那麼容易,因為不同的事常常會在系統裡混在一起,而每一件事也不一定都是容易執行的。我們變成要額外花力氣去找當下可以做的事,或者去想每一件事到底要怎麼做。所有這些都是 flow 的阻礙,是扼殺你生產力與創造力的元兇。所以在捕捉焦慮之後,我們還需要有一道將焦慮轉化成可執行項目的程序。

什麼是可執行性

可執行性就是你想都不用想就可以開始做,或者決定不要做某件事。或者說,越不容易被卡住,可執行性就越高。

當然,每件事本身的可執行性本來就不同。有的事需要花很多腦力,有的事需要很多重複性的工作,而它們對不同人來說都有不同的可執行性。但正因如此,我們更該減少非事情本身的阻礙,不要讓 GTD 系統變成開始做事情的阻力。

兩分鐘法則

首先,如果這個待辦事項只要花不到兩分鐘就可以做完的話,那就直接做完它吧。畢竟你花在消化待辦事項的時間與精力,說不定會比直接去做還多。而且如果能很快的消除待辦事項的話,你會更有成就感,也更有動力去做其它事情,更快進入 flow。

遊戲化

電動遊戲在這一方面的設計非常強大。它們的任務系統的可執行性高到玩家不只不會抗拒,還會上癮,並且付錢去買更多的任務來執行!有的時候也許是任務本身有趣沒錯,但也有很多時候,玩家根本只是在享受完成某件任務的成就感而已。無論如何,要保持玩家的熱情,任務系統的可執行性不能太低,否則玩家很快就會放棄遊玩了。

現在西方的企業文化很多都受到遊戲的任務系統影響,之前還掀起了一波遊戲化的潮流,要用遊戲的各種機制來提高雇員的生產力與熱情等等。我們在這裡也可以當作我們在替未來的自己設計遊戲任務,這樣設計起來會有趣很多!

寫成命令句

動詞在待辦事項標題裡有時是必要的。比如說「台積電股票」就不是一個待辦事項,因為我們根本不知道是要買、賣還是單純研究觀察,所以一定要標明我們想要對這支股票做什麼事。

但是標明動作也有不同的寫法,比如說「買入台積電股票」也可以寫成「台積電股票買入」。我覺得像前者那樣寫成命令句是最有效的,因為命令句最直接、最簡潔,意義也最不模糊。「台積電股票買入」總有一種在說「做一個台積電股票買入的動作」的感覺,比「買入台積電股票」複雜很多。而且畢竟待辦事項清單本來就是現在的自己在告訴未來的自己要做什麼事,所以寫成命令句是理所當然的。

同樣的道理也可以套用到那些不太需要動詞的待辦事項,比如說「讀書心得300字」之類的。如果我們把它寫成像是「撰寫讀書心得300字」的命令句,它是不是看起來更能吸引你去執行它呢?

化整為零

越大的待辦事項除了要花越多時間去執行之外,還可能更抽象、更複雜,比如說「去歐洲旅行」就比「洗碗」複雜很多。洗碗就是一時一地一人可以馬上做完的事,但去歐洲旅行之前,你可能要先確定住哪、買機票、行程怎麼安排等等的事情。與其每次都要想「去歐洲旅行還缺什麼事情沒做」,不如直接把它設成是一個專案,然後把所有要做的細項寫成待辦事項。就好像是遊戲裡的各個任務底下還會有子任務一樣。

要切到多細才可以呢?我覺得是很看感覺的,就是自己覺得很容易執行就可以了。基本上來說,一個待辦事項就是一次可以完成的事,而不是要分好幾次做這樣。

加入地點

大多數的待辦事項都會有一個適合執行的地點,比方說跟工作相關的事情,你可能就會希望只在辦公室處理。這跟上一篇講到的專案領域是不一樣的事,因為它們是用來發想跟反省用的,而不是執行用的。舉例來說,家務領域很常會有買東西的需求,而這種的待辦事項的地點就可能會是「外面」而不是「家裡」。

Things 並沒有針對地點設計功能,所以我是用它的標籤來做。

我主要的幾個標籤
我主要的幾個標籤

一般來說,家裡辦公室外面這三個標籤就很夠用了,但你也可以針對一些特別的地點來增加標籤。比如說 CostcoIkea 之類的。

有的事情,它雖然發生在外面,但你要先在家裡準備,比如說跑步前要在家穿運動鞋之類的,那我就會把它設成家裡。因為地點是指開始執行的地點,而不是主要執行的地點。即使你在外面了,沒有穿跑鞋也還是不能去跑步,所以在外面的標籤裡列出「去跑步🏃‍♀️」是沒有用的。

在 RPG 裡可以在地圖上看到任務,玩家也是會打開地圖看附近有什麼任務可以解。只是如果我們會去的地點很少的話,那用標籤系統來做就可以了,不需要用地圖。

Waiting, Scheduled, and Someday

在遊戲裡,大部分的任務跟子任務都是預先隱藏起來的,要等到某個條件被滿足才會顯示出來。比如說「取得賞金」這個子任務通常是在完成其它步驟之後才會出現的。

在現實生活中也一樣會有需要等條件完成才可執行的事情。比如說約吃飯的時候,要「等對方回覆說想吃哪一間餐廳」,你才可以「跟餐廳訂位」。但一般的待辦事項 app 並不會有這麼細緻的條件設定功能,這時我們一樣可以先把「跟餐廳訂位」記下來,但是給它一個等待中的標籤,並把它從其它脈絡中移除,代表說我們沒辦法在任何脈絡中處理這件事,要等到條件完成才可以去做。

而如果你在等的不是人或事,而是一個日期的話,大多數的待辦事項 app 都可以設定一個開始日期,代表你在哪個時間以前並不想看到這件事。這時,app 們就多半可以把待辦事項隱藏了。

開始日期也可以搭配等待中使用,就是設一個時間提醒自己去關心對方進度等等的。

還有一種待辦事項是對你來說有沒有做沒差,只是剛好想到之後有空可以做的事。這種的就可以放到某天標籤底下,也把它從其它待辦事項中隔離出去。

消化完焦慮之後⋯

就可以去執行、解決這些待辦事項啦!如果消化得好的話,要解決它們應該是輕而易舉。比如說在家裡的話,應該要可以打開家裡標籤的待辦事項列表,然後無腦一個一個去做。重點就是不要想,做就對了。一旦開始「想」的話,flow 狀態就很可能會中斷,所以如果能暫時都不要「想」的話是最好的。

GTD 就是一套關於流動的思維整理方法。除了在 flow 狀態中,我們的創造力與生產力要可以自由的流動之外,還包含了 flow chart 這樣的「流程」概念。所有的思緒進到 GTD 系統之後,就好像進了一個機器一樣,要被歸類、消化、執行等等。無論如何,GTD 就是用來對抗思緒阻塞的一套工具。只要把持這個初心,就可以活用 GTD 系統,減少焦慮,以達到最高的生產力。