什麼是 GTD(二):捕捉思緒

思緒可能會從任何地方冒出來,而我們的目的就是要把它們全部都捕捉起來,讓它們不會在我們心靈裡面亂跑,搗亂我們大腦的 flow 狀態。臨時出現的思緒一定要全部網住、丟給 GTD 系統,但除了這樣被動等待它們出現之外,我們也可以主動出擊,獵捕潛在的思緒,降低焦慮突襲的可能性。

用 Inbox 承接

Inbox 是 GTD 系統中最經典的一個東西。它是被設計來網住所有臨時出現的思緒,尤其是當我們在 flow 之中,不想切換脈絡去思考這件事要怎麼處理的時候,就無腦把事情丟給 inbox 就對了。等到進入 review 相位、管理 GTD 系統時,再去決定這件事要不要做、要什麼時候做等等。

Inbox 具體而微的象徵了整個 GTD 的概念:以最少的時間將焦慮外部化,好讓 flow 不會被中斷。它也是最適合入門 GTD 的起點,因為我們每天在使用的電子郵件系統裡面本來就有它。不過,GTD 的 inbox 跟一般的 inbox 不一樣,GTD 的 inbox 是為了被清空而存在的。Inbox 裡的思緒只是暫時存放在那裡,如果我們不去進行進一步的分類管理的話,那隨著 inbox 越長越大,還是會讓我們產生焦慮。

如果把 GTD 系統看成是我們身體的消化系統的話,那 inbox 就像是我們的口腔。食物會從嘴巴一直進來,而我們如果不咀嚼、吞嚥的話,我們的口腔也會爆掉。

我自己會把不同種類的思緒放到不同的 inbox 裡。待辦事項放到 Things 的 inbox,簡單的靈感依據內容來丟到 Apple 備忘錄裡或 Ulysses 裡。Apple 備忘錄跟提醒事項雖然沒有特別設計一個 inbox,但它們的預設資料夾/清單可以拿來做 inbox。

Things 的 inbox
Things 的 inbox
Ulysses 的 inbox
Ulysses 的 inbox

手機是很完美的 inbox 工具,因為它具備了錄音、打字、畫圖、照相等各種捕捉想法的功能。

把想法裝到 inbox 之後,你就可以繼續手上的工作了。等到空閒下來時,再把 inbox 裡面的事項消化掉。至於消化它們的方式,我們下一篇再來談。

主動獵捕

Inbox 是一種被動的、反應式捕捉想法的做法。另一種方式是主動出擊,直接去想還有什麼待辦事項或靈感是漏掉的。這樣的過程基本上就是 brainstorming,所以任何 brainstorming 的方法都可以拿來用。心智圖就很適合做 brainstorming,你可以從各個節點進行自由聯想,累積一定的量之後再全部搜集起來放到 GTD 系統裡面,不管是筆記系統還是待辦事項系統都可以。有的心智圖 app 甚至有內建待辦事項功能,像 MindNode 就可以把節點設成待辦事項,除了可以匯出待辦事項到 Things 或 Reminders 之外,還可以當作一個獨立運作的待辦事項系統。不過心智圖也不是必須,一般列表也可以做 brainstorming。

Brainstorming 總是要有一個發想的起點,而 GTD 系統中的起點就是專案與領域這兩種東西。它們都有點類似放個別思緒的資料夾,是對靈感、待辦事項等的分類方式,不過在概念上很不一樣。

領域是最抽象的,描述你對什麼東西有照顧的責任,比如說你的健康學業工作人際關係財務家務等等。從這些大類別出發來檢視自己的人生,有助於發現自己在大方向上面有沒有脫軌,或者有什麼新的可能性之類的。

我在 Things 中的幾個領域
我在 Things 中的幾個領域

專案則比較像是大型的待辦事項,比如說「找工作」「辦婚禮」之類的。這種待辦事項並沒辦法在一時一地完成,底下也可能包含很多種完全不同的工作,所以處理它們最佳的方式就是把它們設成專案,然後再去底下補齊細項的待辦事項。如果拿靈感來說的話就好像是想寫一本小說,但只有小說的主軸可能不夠,還會有很多關於各個角色、各個場景的靈感等等。所有這些文件、照片等等,就可以放到同一個資料夾底下做整理,而這個資料夾就代表了整個小說專案這樣。

我在 Personal 領域底下的一個專案
我在 Personal 領域底下的一個專案

領域跟專案這兩個東西我也是想了很久才確認它們之間的差別。簡單來說,專案可以完成,領域無法完成。專案的本質就是待辦事項,所以如果以「要怎麼完成這個事情」來發想的話,整個專案就會更聚焦。但領域更像是永恆的課題,要持續照顧的東西。比如說「健康」就不是一個可以完成的事情,而是無限期跟著你的一個東西。


從領域跟專案來交叉發想,就可以有效獵捕平常沒想到的思緒。它們一個抽象,一個較為具體;一個可以在一段時間內完成,一個沒有「完成」的概念。再搭配上 inbox 的被動式承接網,就可以有效將你的思緒捕捉到 GTD 系統裡面。但如果捕捉到的是待辦事項的話——不管是不是已經被分類到領域跟專案底下——我們還會需要將它們消化、轉化成真正的可執行事項,它們才會真正有用。這就是下一篇文章我們要談的事。