什麼是 GTD(一):焦慮 VS 生產力

GTD 是一套用以增加個人生產力的方法學。它是 Getting Things Done 的縮寫,由 David Allen 在同名書籍《Getting Things Done》所提倡,主要是在講要怎麼管理我們自己的待辦事項以達到生產力的最大化。David 雖然在書中有提供一套實際運作的 GTD 管理系統作為例子,但 GTD 重要是它從人出發,對於個人心理狀態的強烈關注。與其說它是一套待辦事項管理系統,不如說它是一套焦慮管理系統

The Flow

GTD 的終極目標很簡單,就是要達到生產力的最大化。而要達到生產力的最大化,就要進入一種完全的心無旁騖的狀態,這裡我稱之為 flow。在 flow 裡面的時候,我們可能會完全忘記時間的流動、其他要做的事情,而完全專注在手上的單一工作,也就是所謂的廢寢忘食。這樣的狀態底下,我們的生產力會達到頂峰,會比一次多工處理多件事情還要有效率好幾倍。這是因為脈絡的切換會很耗費心力,比如說寫 code 寫到一半被叫去開會就可能很讓人抓狂。人的大腦是單執行緒進行的,所謂的「一心多用」其實是大腦快速切換脈絡所產生的結果,如果能一心一用還是會更有效率。

為了要使自己進入 flow,我們必須要完全忘記其他煩人的事情的存在。當我們在進行一些我們很有興趣的事情,比如說打電動的時候,這可能很容易達成,那其實也不需要用 GTD 來幫助我們了。但大部份時候,我們還是會被其他事情所分心,尤其是那些我們需要記得的事情,比如說幾點要開會、有什麼文件要禮拜五之前完成給誰等等。這些事情特別容易佔據心頭,因為你必須要讓他們佔據心頭,否則你就會忘記他們,然後失信於人。

焦慮外部化

GTD 對於這種惱人的事情的應對策略,就是把它們從你的心靈抽走,放到一個 GTD 系統裡面去。這個系統只要能有效的提醒你什麼時候該做什麼事,讓你可以暫時不用操煩他們,那就是一個有效的 GTD 系統。如果你有一個秘書幫你做這些事的話,他其實就是你的 GTD 系統。換句話說,GTD 也就是給請不起秘書的我們用的虛擬秘書。

一般我們在進行一件工作的時候,會有兩種不同的相位輪流出現。一個是執行,就是全心意的投入進去,發揮創意或執行重複性動作等等,是專注在細節的時候;另一個是 review,就是退一步去看整體的構圖、構造,反省現在的執行方向是否還在軌道上、要不要轉變方向,或者還有哪邊要改要補等等。GTD 有意識到這種現象,所以 flow 狀態其實就是執行相位的最高級,而 GTD 系統的管理則是 review 相位的系統化。也可以說之所以要投入心力在管理 GTD 系統上面,就是為了能有更高品質的 flow 狀態。

GTD 系統裡面可以有很多種不同的資料型態,像是記靈感用的筆記本、放待辦事項用的清單,以及放事件時間的行事曆等等。它並不強調把所有這些東西放在同一個系統裡面,更重要的應該是我們對於這些系統的信任程度。因為如果我們不相信他們能夠有效的記住事情以及及時提醒自己的話,那我們的大腦就沒辦法真正把焦慮給趕走。我自己的話行事曆就是用 Apple Calendar,待辦事項用 Cultured Code 的 Things,而靈感之類的則是分散在各種筆記軟體與文件軟體之中。

下一篇文章,我們來談要怎麼捕捉焦慮